Por: Guillermo García. Magíster en Gestión de Negocios, Universidad Adolfo Ibáñez. Ingeniero Naval Electrónico, Academia Politécnica Naval. Profesor de Educación Profesional.
Las organizaciones desarrollan las capacidades empresariales que les permiten alcanzar sus objetivos estratégicos y comerciales, a través de la ejecución de proyectos.
Por otro lado, es importante reconocer que la implementación de estas capacidades debe cumplir con plazos definidos por el negocio y mantenerse dentro de los recursos asignados, lo que requiere una visión que garantice estas restricciones.
En ese contexto, la capacidad de terminar proyectos en tiempo y costo, junto con la entrega de un producto de calidad, se convierte en uno de los objetivos más importantes para los gestores de proyectos y procesos de la empresa.
Podemos apreciar, entonces, que en la disciplina de Gestión de Proyectos, la planificación y el control, son elementos clave para garantizar el éxito en la gestión de estos proyectos.
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La planificación se enfoca en desarrollar un plan de implementación que cumpla con los parámetros requeridos, considerando restricciones y anticipando los riesgos potenciales. En este proceso es imprescindible reconocer que la incertidumbre siempre estará presente al planificar actividades futuras, lo que puede impactar en la ejecución del proyecto y afectar los plazos y costos estimados.
Por otro lado, el control del proyecto se ocupa de monitorear y ajustar la ejecución en función del progreso real, y juega un papel decisivo en la gestión de la incertidumbre y los riesgos a lo largo del desarrollo del proyecto. Un enfoque proactivo en la gestión de riesgos permitirá tomar decisiones informadas y oportunas para cumplir con los plazos y costos establecidos, así como mitigar cualquier impacto adverso que la materialización de los riesgos pueda tener en el proyecto.
En este escenario, la gestión de riesgos se convierte en una herramienta esencial para asegurar la efectividad y el éxito en la ejecución del proyecto al identificar y analizar proactivamente los riesgos potenciales desde las etapas iniciales, involucrando a todas las partes interesadas relevantes para garantizar que no se pasen por alto riesgos críticos.
Una vez identificados, estos riesgos deben ser priorizados en función de su impacto potencial, permitiendo a los gestores enfocar sus recursos y esfuerzos en los aspectos más significativos del proyecto y, así, mantener el enfoque en la entrega oportuna y dentro del presupuesto establecido.
Se entiende, entonces, que la estimación adecuada de los tiempos y costos en la planificación, es decir, la estimación correcta de los parámetros de las actividades en ambientes de riesgo, juega un papel esencial en la capacidad de cumplir satisfactoriamente con los objetivos del proyecto.
Para desarrollar estas estimaciones tenemos que considerar que, en la mayoría de las ocasiones, las actividades de un proyecto no son de tiempo o costo determinístico (un valor único), sino que presentan un rango en torno a una estimación más probable. Este rango abarca estimaciones optimistas (menor tiempo o costo) y pesimistas (mayor tiempo o costo) que reflejan la incertidumbre inherente al proceso de planificación.
Al analizar estos rangos, a través de un modelado de distribuciones de probabilidades, es posible calcular las varianzas de cada actividad y estimar las probabilidades de cumplir con los plazos y costos establecidos inicialmente. Esto facilita la toma de decisiones informadas y permite desarrollar planes de contingencia efectivos para afrontar los desafíos en la ejecución del proyecto, optimizando la gestión de riesgos y aumentando significativamente las posibilidades de éxito.
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La cuantificación de esta contingencia permite al gestor determinar una reserva de recursos adicionales, tanto económicos como temporales, que se incluyen en la planificación para hacer frente a la incertidumbre y los riesgos inherentes al desarrollo del proyecto.
En resumen, la capacidad de terminar proyectos en tiempo y costo es el resultado de una planificación y estimación precisas apoyada, entre otros elementos, en una gestión efectiva de riesgos. Al abordar la incertidumbre de manera proactiva y con un enfoque centrado en la gestión de riesgos, los equipos de proyectos pueden aumentar significativamente sus posibilidades de éxito y cumplir con las expectativas de todas las partes interesadas.
Guillermo García es profesor del curso Gestión proactiva de riesgos para el éxito empresarial, que está enfocado en que los alumnos aprendan a identificar las incertidumbres y variaciones inherentes a la planificación de proyectos en las actividades.
Además, los estudiantes aprenderán a aplicar métodos matemáticos y estadísticos para mejorar la planificación de un proyecto o proceso en la organización, y formular planificación de proyectos o procesos ajustadas a las necesidades del negocio.
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